Redakcja SAT 
Spis treści
Digitale Dokumente sollten ebenso wie Websites so gestaltet sein, dass sie für alle Nutzer nutzbar sind. Dennoch enthalten viele offizielle Dokumente nach wie vor Fehler, die einigen Menschen den Zugang zu Informationen erschweren oder sogar unmöglich machen. Dank der Analyse vieler solcher Inhalte können wir aufzeigen, welche Fehler am häufigsten vorkommen und wie sie beseitigt werden können.
Die Frage der Zugänglichkeit von Dokumenten wird in Polen durch das Gesetz vom 4. April 2019 über die digitale Zugänglichkeit von Websites und mobilen Anwendungen öffentlicher Stellen geregelt. Die Vorschriften beziehen sich in erster Linie auf Dokumente, die auf der Website veröffentlicht werden, z. B. in Form von PDF- oder DOCX-Dateien zum Herunterladen. Fehler in solchen Inhalten betreffen meist die Formatierung und eine zu komplizierte Sprache.
Was ist ein digital verfügbares Textdokument?
Barrierefreie Inhalte sind solche, die Menschen mit verschiedenen Arten von Behinderungen die uneingeschränkte Nutzung ermöglichen. Die Verfügbarkeit von Textdateien umfasst folgende Elemente:
- Überschriften – sie ermöglichen eine logische Navigation durch den Inhalt.
- Alternativtext – ermöglicht die Beschreibung von Bildern, Grafiken und anderen visuellen Elementen, was für Personen, die einen Textleser verwenden, unerlässlich ist.
- Farbkontrast – sorgt dafür, dass der Text auch für Menschen mit eingeschränkter Sehkraft gut lesbar ist.
- Dokumentstruktur – angemessene Hierarchie von Überschriften, Tabellen und Diagrammen.
Die häufigsten Fehler bei der Barrierefreiheit digitaler Dokumente
Personen, die digitale Inhalte nutzen, haben unterschiedliche Bedürfnisse. Nutzer mit Behinderungen verwenden viele Hilfsmittel und Technologien. Beispielsweise benötigen Menschen mit eingeschränktem Sehvermögen einen Bildschirmleser oder eine Vergrößerung, um Texte lesen zu können. Andere können Touchscreens oder Tastaturen anstelle einer Maus verwenden. Dies sollte bei der Erstellung digitaler Dokumente berücksichtigt werden. Daher stellen wir im Folgenden die Grundregeln für die Verständlichkeit und Lesbarkeit von Textdateien vor.
Fehlende angemessene Struktur der Überschriften
Das Fehlen einer geeigneten Überschriftenstruktur ist eines der häufigsten Probleme. Überschriften (H1, H2, H3) strukturieren den Inhalt und erleichtern die Navigation, insbesondere in langen Texten. Nutzer von Bildschirmlesegeräten benötigen Überschriften, um die Struktur des Textes zu verstehen. Verwenden Sie sie daher immer in der richtigen Reihenfolge und nicht nur, um Text zu fetten.
Abschnitt mit Überschriften in Word
No table of contents or summary
Lange Dokumente ohne Inhaltsverzeichnis und Zusammenfassung sind schwer zu navigieren. Das Inhaltsverzeichnis ermöglicht einen schnellen Sprung zu einzelnen Abschnitten. Eine Zusammenfassung oder Einleitung hilft dabei, sich mit dem Thema vertraut zu machen. Das Fehlen dieser Elemente stellt für Menschen mit kognitiven Beeinträchtigungen ein ernstes Problem dar. Darüber hinaus erleichtert ein Inhaltsverzeichnis Nutzern von Bildschirmlesegeräten die Suche nach Informationen.
Zu lange und mit Inhalten überladene Dokumente
Dokumente mit langen Textblöcken sind mühsam zu lesen. Sie können insbesondere Menschen mit Konzentrationsproblemen überfordern. Es ist besser, den Inhalt mithilfe von Überschriften und Listen in kleinere, logische Abschnitte zu unterteilen.
Unleserliche Typografie
Ungeeignete Schriftarten, Farben und Schriftgrößen erschweren das Lesen. Wählen Sie einfache Schriftarten (z. B. Arial oder Verdana) und vermeiden Sie sehr kleine Schriftgrößen. Dies erleichtert Menschen mit Sehproblemen das Lesen.
Auswahl der Schriftart in Word
Keine Alt-Attribute für Bilder
Ohne Alternativtext (Alt-Attribut) wissen blinde Menschen nicht, was die grafischen Elemente darstellen. Der Alternativtext sollte das Foto, die Grafik oder das Diagramm kurz beschreiben, damit jeder das Dokument vollständig verstehen kann.
Hinzufügen von Alternativtext in Word
Keine Tabellenbeschreibungen
Eine Tabelle ist eine der einfachsten Möglichkeiten, detaillierte Daten darzustellen. Es ist jedoch zu beachten, dass jede Tabelle semantisch gekennzeichnete Zeilen- und Spaltenüberschriften haben sollte, die das Verständnis ihrer Struktur ermöglichen. Es empfiehlt sich, Titel und Beschreibungen hinzuzufügen, die erklären, was die jeweilige Tabelle darstellt. Dies gilt auch für Diagramme und Infografiken.
Unangemessener Farbkontrast
Ein geringer Kontrast zwischen Text und Hintergrund erschwert das Lesen, insbesondere für Menschen mit Sehbehinderungen. Zu ähnliche Farben von Text und Hintergrund können dazu führen, dass Informationen unleserlich werden oder die Augen ermüden, was die Nutzung des Dokuments erschwert.
Um die Barrierefreiheit zu verbessern, sollte auf einen angemessenen Kontrast geachtet werden – am besten ist es, wenn der Text dunkel auf hellem Hintergrund oder umgekehrt ist. Es empfiehlt sich, Kontrastprüfungs-Tools wie WCAG-Kontrasttester zu verwenden, mit denen bewertet werden kann, ob das Farbverhältnis den Barrierefreiheitsstandards entspricht.
Ändern der Hintergrundfarbe in Word
Text als Bild gespeichert
PDF-Dateien, die Text ausschließlich als Bild enthalten, stellen für Textlesegeräte eine Barriere dar. Die Software kann den Inhalt dann nicht lesen. Es wird empfohlen, Dokumente in einem Format zu erstellen, das die Texterkennung ermöglicht, beispielsweise OCR (optische Zeichenerkennung). Falsche Angabe der Sprache des Dokuments.
Wenn die Sprache eines Dokuments falsch angegeben ist, kann es sein, dass Screenreader es nicht richtig lesen können. Dann ist der Inhalt unverständlich. Durch die Angabe der richtigen Sprache des Dokuments wird sichergestellt, dass die unterstützende Software die einzelnen Wörter richtig ausspricht.
Sprachwechsel im Programm WORD
Fehlerhafte Links
Links ohne Kontext, wie z. B. „Hier klicken”, erschweren die Navigation. Es ist besser, das Ziel des Links zu beschreiben, damit der Benutzer weiß, zu welcher Seite er weitergeleitet wird. Ein gutes Beispiel wäre: „Sehen Sie sich den Bericht zur digitalen Barrierefreiheit der Website an”.
Zu komplizierte Dokumentenstruktur
Ein zu kompliziertes Dokumentlayout kann die Navigation erschweren, insbesondere für Personen, die assistive Technologien verwenden. Eine unregelmäßige Anordnung der Elemente, zu wenig Abstand zwischen den Absätzen sowie zu komplizierte Tabellenstrukturen können dazu führen, dass Nutzer Probleme haben, den Inhalt aufzunehmen. Ein einfaches, einheitliches Dokumentlayout verbessert die Barrierefreiheit.
Fehlende Metadaten und Dokumententitel
Dokumente ohne Metadaten (Titel, Autor, Schlüsselwörter) sind schwer zu finden und zu ordnen. Der Titel eines Dokuments sollte kurz und präzise sein, um den Benutzern die Suche nach Informationen zu erleichtern.
Welche Elemente verbessern die Zugänglichkeit digitaler Dokumente?
Vor allem lohnt es sich, eine einfache Sprache zu verwenden, die das Verständnis des Inhalts erleichtert, insbesondere für Menschen mit kognitiven Einschränkungen. Eine verständliche Sprache besteht aus kurzen Sätzen, einfachen grammatikalischen Konstruktionen und leicht verständlichen Wörtern. Zu komplizierte Ausdrücke, komplexe Nebensätze oder ein Übermaß an Adjektiven können dazu führen, dass der Text schwer zu verstehen ist.
Wenn wir in einem Text komplexere Begriffe oder Fachausdrücke verwenden müssen, lohnt es sich, diese klar zu definieren oder zu erklären, beispielsweise durch eine Fußnote oder eine einfache Übersetzung. Auf diese Weise können auch Personen, die mit der Terminologie nicht vertraut sind, den Kontext und die Bedeutung der verwendeten Wörter verstehen.
Eine gute Lösung ist auch die Verwendung der aktiven Form, da sie direkter und leichter verständlich ist. Anstelle von „Die Aufgabe wurde von den Mitarbeitern ausgeführt” ist es besser, die Form „Die Mitarbeiter haben die Aufgabe ausgeführt” zu verwenden.
Vorteile der Gewährleistung der Verfügbarkeit von Dokumenten
Digital verfügbare Dokumente gewährleisten einen breiteren Zugang zu Informationen für Menschen mit Behinderungen. Zweitens entsprechen sie den geltenden Rechtsnormen – u. a. dem Gesetz über digitale Barrierefreiheit und dem polnischen Gesetz über Barrierefreiheit.
Darüber hinaus verbessern digital verfügbare Dokumente die Suchmaschinenoptimierung (SEO), da sie von Suchmaschinen leichter indexiert werden können. Außerdem gewinnt ein Unternehmen, das auf die Verfügbarkeit seiner Dokumente achtet, den Ruf eines verantwortungsbewussten und modernen Unternehmens.
Digital verfügbares Dokument – wie kann man überprüfen, ob alles in Ordnung ist?
Sie können Funktionen wie „Barrierefreiheit prüfen“ in Microsoft Word verwenden. Das Tool zeigt grundlegende Probleme mit der Barrierefreiheit digitaler Dokumente auf.
Bessere Ergebnisse lassen sich jedoch durch eine fachgerechte Überwachung der Anforderungen an die Barrierefreiheit erzielen. Bessere Ergebnisse liefert jedoch die spezielle Überwachung im SAT PDC. Die Plattform analysiert sowohl Websites als auch digitale Dokumente. Sie erstellt einen Bericht mit Fehlern und Informationen darüber, wie diese behoben werden können. Sie hilft dabei, Inhalte an die Bedürfnisse von Menschen mit unterschiedlichen Bedürfnissen anzupassen. Dies ist eine Unterstützung für Behörden, lokale Selbstverwaltungsorgane, Schulen und Gesundheitseinrichtungen.
Fehler in der Barrierefreiheit von Dokumenten resultieren in der Regel aus mangelnden Kenntnissen über einfache Regeln – wie die korrekte Verwendung von Überschriften, Alternativbeschreibungen oder die richtige Strukturierung von Tabellen. Infolgedessen sind die Materialien, die die Empfänger erreichen, für Menschen, die assistive Technologien nutzen, oft schwer oder gar nicht lesbar. Deshalb ist es so wichtig, Schulungen zur Erstellung barrierefreier Inhalte in Textverarbeitungsprogrammen anzubieten. Wir führen praktische Kurse zur Verwendung des Office-Pakets durch, die sich an Mitarbeiter der Verwaltung, der Personalabteilung, Barrierefreiheitsspezialisten und Redakteure richten, die Informationsmaterialien erstellen. Die Teilnahme an den Schulungen kann aus der Datenbank für Entwicklungsdienstleistungen finanziert werden. .
