Redakcja SAT 
Spis treści
Dokumenty cyfrowe, tak samo jak strony internetowe, powinny być projektowane tak, aby były użyteczne dla wszystkich użytkowników. Mimo to wiele oficjalnych dokumentów wciąż zawiera błędy, które utrudniają lub wręcz uniemożliwiają niektórym osobom dostęp do informacji. Dzięki analizom wielu tego typu treści możemy wskazać, które błędy są najczęstsze i jak można je eliminować.
Kwestię dostępności dokumentów reguluje w Polsce Ustawa z dnia 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych. Przepisy odnoszą się przede wszystkim do dokumentów publikowanych na stronie, np. w formie plików PDF lub DOCX do pobrania. Błędy w tego typu treściach najczęściej dotyczą formatowania i zbyt skomplikowanego języka.
Czym jest dokument tekstowy dostępny cyfrowo?
Treść przyjazna dla wszystkich to taka, która umożliwia pełne korzystanie z jego treści przez osoby z różnymi rodzajami niepełnosprawności. Dostępność plików tekstowych obejmuje takie elementy jak:
- Nagłówki – umożliwiają one logiczną nawigację po treści.
- Tekst alternatywny – umożliwia opisanie obrazów, grafik i innych elementów wizualnych, co jest niezbędne dla osób korzystających z czytnika tekstu.
- Kontrast kolorów – zapewnia, że tekst jest czytelny nawet dla osób z ograniczoną percepcją wzrokową.
- Struktura dokumentu – odpowiedni hierarchia nagłówków, tabel i wykresów.
Najczęstsze błędy w dostępności dokumentów cyfrowych
Osoby korzystające z treści cyfrowych mają różne potrzeby. Użytkownicy z niepełnosprawnością korzystają z wielu narzędzi i technologii asystujących. Przykładowo, osoby z ograniczoną zdolnością wzrokową potrzebują czytnika ekranu lub powiększenia, które umożliwi im odczytywanie tekstów. Inni mogą używać ekranów dotykowych lub klawiatur zamiast myszy. Warto pamiętać o tym przy tworzeniu dokumentów cyfrowych. Dlatego poniżej przedstawiamy podstawowe zasady zapewniające zrozumiałość i czytelność plików tekstowych.
Brak odpowiedniej struktury nagłówków
Brak odpowiedniej struktury nagłówków to jeden z najczęstszych problemów. Nagłówki (H1, H2, H3) organizują treść i pomagają w nawigacji, zwłaszcza w długich tekstach. Osoby korzystające z narzędzi do czytania ekranu potrzebują nagłówków, aby zrozumieć, jak tekst jest ułożony. Dlatego zawsze należy używać ich we właściwej kolejności, zamiast tylko pogrubiać tekst.
Sekcja z nagłówkami w programie Word
Brak spisu treści i streszczenia
Długie dokumenty bez spisu treści i streszczenia są trudne w nawigacji. Spis treści pozwala szybko przejść do poszczególnych sekcji. Streszczenie lub wprowadzenie pomaga zorientować się w temacie. Brak tych elementów jest poważnym problemem dla osób z niepełnosprawnościami poznawczymi. Poza tym, spis treści pomaga w poszukiwaniu informacji użytkownikom korzystającym z czytników ekranu.
Zbyt długie i przeciążone treścią dokumenty
Dokumenty z długimi blokami tekstu są męczące do czytania. Mogą przytłaczać, zwłaszcza osoby z problemami z koncentracją. Lepiej dzielić treść na mniejsze, logiczne sekcje, używając nagłówków i list.
Nieczytelna typografia
Niewłaściwie dobrane czcionki, kolory i ich wielkość utrudniają czytanie. Należy wybierać proste czcionki (na przykład Arial lub Verdana) i unikać bardzo małego tekstu. To ułatwi czytanie osobom z problemami ze wzrokiem.
Wybór czcionki w programie Word
Brak atrybutów alt do obrazów
Bez tekstu alternatywnego (atrybut alt) osoby niewidome nie wiedzą, co przedstawiają elementy graficzne. Tekst alternatywny powinien krótko opisywać zdjęcie, grafikę czy wykres, aby każdy mógł w pełni zrozumieć dokument.
Dodawanie tekstu alternatywnego w programie Word
Brak opisów tabel
Tabela jest jednym z najprostszych sposobów prezentacji szczegółowych danych. Warto jednak pamiętać, że każda tabela powinna mieć semantycznie oznaczone nagłówki wierszy i kolumn, które umożliwiają zrozumienie ich struktury. Warto zamieszczać tytuły i opisy, które wyjaśniają, co dana tabela przedstawia. Sprawdzą się one również przy wykresach i infografikach.
Niewłaściwy kontrast kolorów
Niski kontrast między tekstem a tłem utrudnia czytanie, szczególnie osobom z wadami wzroku. Zbyt podobne barwy tekstu i tła mogą sprawić, że informacje stają się nieczytelne lub męczą wzrok, co utrudnia korzystanie z dokumentu.
Aby poprawić dostępność, należy zadbać o odpowiedni kontrast – najlepiej, aby tekst był ciemny na jasnym tle lub odwrotnie. Warto stosować narzędzia sprawdzające kontrast, takie jak testery kontrastu WCAG, które pozwalają ocenić, czy stosunek kolorów spełnia standardy dostępności.
Zmiana koloru tła w programie Word
Tekst zapisany jako obraz
Pliki PDF, które zawierają tekst zapisany wyłącznie jako obraz, są barierą dla czytników tekstu. Oprogramowanie nie może wtedy odczytać treści. Zalecane jest tworzenie dokumentów w formacie, który pozwala na rozpoznanie tekstu, na przykład OCR (optyczne rozpoznawanie znaków). Błędnie określony język dokumentu.
Jeśli dokument ma błędnie określony język, czytniki ekranu mogą go niepoprawnie odczytać. Wtedy treść będzie niezrozumiała. Wskazanie prawidłowego języka dokumentu sprawi, że oprogramowanie wspomagające właściwie wypowie poszczególne słowa.
Zmiana języka w programie WORD
Nieprawidłowe linki
Linki bez kontekstu, takie jak „kliknij tutaj”, utrudniają nawigację. Lepiej opisać cel linku, aby użytkownik wiedział, do jakiej strony się przenosi. Dobrym przykładem będzie: „Sprawdź raport z dostępności cyfrowej strony”.
Zbyt skomplikowany układ dokumentu
Układ dokumentu, który jest zbyt skomplikowany, może utrudniać jego nawigację, szczególnie osobom korzystającym z technologii wspierających. Nieregularne rozmieszczenie elementów, zbyt mała przestrzeń między akapitami, a także zbyt skomplikowane struktury tabel mogą sprawić, że użytkownicy będą mieli problem z przyswajaniem treści. Prosty, spójny układ dokumentu poprawia jego dostępność.
Brak metadanych i tytułów dokumentów
Dokumenty bez metadanych (tytuł, autor, słowa kluczowe) są trudne do znalezienia i uporządkowania. Tytuł dokumentu powinien być krótki i precyzyjny, aby ułatwić użytkownikom wyszukiwanie informacji.
Jakie elementy poprawiają dostępność dokumentów cyfrowych?
Przede wszystkim warto stosować prosty język, który ułatwia zrozumienie treści, zwłaszcza osobom z ograniczeniami poznawczymi. Zrozumiały język polega na stosowaniu krótkich zdań, prostych konstrukcji gramatycznych oraz łatwych do zrozumienia słów. Zbyt skomplikowane wyrażenia, złożone zdania podrzędne czy nadmiar przymiotników mogą sprawić, że tekst stanie się trudny do przyswojenia.
Jeśli w tekście musimy wprowadzać bardziej zaawansowane pojęcia lub techniczne terminy, warto je jasno zdefiniować lub wyjaśnić, na przykład poprzez przypis lub przypisanie prostego tłumaczenia. W ten sposób osoby, które nie są zaznajomione z daną terminologią, będą w stanie zrozumieć kontekst i sens użytych słów.
Dobrym rozwiązaniem jest także stosowanie strony czynnej, ponieważ jest ona bardziej bezpośrednia i łatwiejsza do zrozumienia. Zamiast „Zadanie zostało wykonane przez pracowników” lepiej użyć formy: „Pracownicy wykonali zadanie”.
Korzyści z zapewnienia dostępności dokumentów
Dokument dostępny cyfrowo zapewniają szerszy dostęp do informacji dla osób z niepełnosprawnościami. Po drugie, są zgodne z obowiązującymi normami prawnymi – m.in. Ustawy o dostępności cyfrowej i Polskiego Aktu o Dostępności.
Dodatkowo, dokumenty dostępne cyfrowo poprawiają SEO, ponieważ są łatwiej indeksowane przez wyszukiwarki. Ponadto, organizacja, która dba o dostępność swoich dokumentów, zyskuje reputację odpowiedzialnej i nowoczesnej firmy.
Dostępny cyfrowo dokument – jak sprawdzić, czy wszystko jest w porządku?
Można użyć funkcji, takich jak „Sprawdź ułatwienia dostępu” w programie Microsoft Word. Narzędzie wskazuje podstawowe problemy z dostępnością dokumentów cyfrowych.
Lepsze efekty da jednak specjalistyczny monitoring wymogów dostępności w SAT PDC. Platforma analizuje zarówno strony internetowe, jak i dokumenty cyfrowe. Tworzy raport z błędami i informacjami o tym, jak się ich pozbyć. Pomoże w dostosowaniu treści dostępnych dla osób z różnymi potrzebami. To wsparcie dla urzędów, JST, szkół czy placówek ochrony zdrowia.
Błędy w dostępności dokumentów wynikają zazwyczaj z braku wiedzy o prostych zasadach – takich jak prawidłowe użycie nagłówków, opisów alternatywnych czy odpowiednia struktura tabel. W efekcie materiały, które trafiają do odbiorców, bywają trudne lub wręcz niemożliwe do odczytania przez osoby korzystające z technologii asystujących. Dlatego tak ważne jest szkolenie z tworzenia dostępnych treści w edytorach tekstowych. Prowadzimy praktyczne kursy z obsługi pakietu Office, skierowane do pracowników administracji, działów HR, specjalistów ds. dostępności oraz redaktorów przygotowujących materiały informacyjne. Udział w szkoleniach może być dofinansowany z Bazy Usług Rozwojowych.
